“双一流”高校教学秘书队伍建设策略

［摘 要］ 与其他高校相比，“双一流”高校管理重心下移更加显著，一流学科与一流学院的发展离不开学院高素质的管理人员，专业化的教学秘书在人才质量保障体系中对提升一流学科、一流学院的教学质量和人才培养质量具有重要作用。教学秘书岗位的隐蔽性和重复性特点，导致其群体工作业绩与成效极易被忽视，岗位流动性大，校院二级教学管理部门并未充分获得教学秘书岗位带来的“教学管理红利”。在高质量教育体系背景下，分析群体现状、专业化的岗位定位，以及队伍建设策略，以实现教学秘书工作方法与新时代高校教育教学的完美契合。

［关键词］ “双一流”高校；教学秘书；教学管理；队伍建设

［基金项目］ 2022年度黑龙江省高等教育教学改革项目“学院治理视阈下教学秘书工作效能提升策略研究”（SJGY20220075）

［作者简介］ 丛培琳（1981—），女，山东招远人，硕士，哈尔滨工业大学化工与化学学院六级职员，主要从事教育管理研究。

［中图分类号］ G647 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1674-9324（2024）18-0016-04 ［收稿日期］ 2023-08-28

党的二十大报告指出，“加快建设高质量教育体系”，“加强基础学科、新兴学科、交叉学科建设，加快建设中国特色、世界一流的大学和优势学科”［1］。这都赋予了高等教育引领新时代的重大使命，在建设高质量教育体系过程中，“双一流”高校必然靠一流学科支撑一流大学，建设一流学科的主体是二级学院，学院成为“双一流”建设的发力点与“压舱石”，学院能否留住一流学者、汇聚一流资源、提供一流服务，直接决定着学科的发展水平。

专业化的管理人员能保障在学院发展过程中，照顾每一个学院利益相关者的个体诉求，将学校政策各项精神落实到位，使学院职能最大化［2］。在人才培养环节，教学是高校建设发展的核心，教学管理是教学高质量运行的重要保障，教学秘书作为教学管理工作的参与者、协调者和服务者，是高校教学体系中的核心组成部分。教学秘书队伍是一支庞大的队伍，在高校管理人员中仅次于辅导员队伍。学生在攻读学位期间，接触的教职工包括：毕设或课题指导教师、任课教师和实验教师、教学秘书和辅导员等，教学秘书与其他教职工的业务交流与合作频繁，在学生与高校各个群体之间发挥着桥梁和纽带作用，使不同群体间沟通联系顺畅、教学管理顺治、各方权益顺意。

“双一流”高校的院长和教学院长受岗位聘任限制，无法保证教学管理的持久性，业务能力强、职业素养高、甘于奉献、具有一定工作年限的人在教学秘书岗位工作，能够结合校院二级各项政策的历史背景、教学数据总结及分析，协助教学院长或教学委员会制定优质合理的政策。同时结合不同师生特点，确保各项政策平稳落地并持续贯彻执行，使该岗位发挥好教学管理基层的实施主体与中坚力量作用。作为学校、学院各项人才培养政策调整的亲历者，如何巧用教学秘书岗位这根“针”，串起“千条线”，稳定和建设好教学秘书队伍［3］，对协助教学院长管理和服务学院，保障校院二级人才培养政策平稳落地，加快高等教育高质量教育体系建设具有十分重要的意义。

一、教学秘书群体现状

（一）岗位划分

“双一流”高校教学秘书岗位一般根据负责的学生群体不同分为本科和研究生教学秘书，本科教学秘书工作内容分为教务和教研两部分，工作侧重点围绕保障课程质量开展相关工作，如课程管理和课程研究，工作内容一般不涉及本科招生。研究生教学秘书工作内容分为招生、教务、学位和教研，有的学院根据研究生层次，分为硕士教学秘书和博士教学秘书，有的学院根据工作内容分为招生、培养、教研及学位教学秘书。相较本科工作，研究生教学秘书重点围绕保障学位论文质量开展工作，如培养过程和学位管理。

（二）当前问题

陈彬［4］通过采访不同群体，总结出教学秘书队伍存在的所有问题，得出该群体的生存状态并不为人所关注。采访中发现某“双一流”高校教学秘书群体的工作内容烦琐，工作量大，由于担心出现教学事故，心理承受巨大压力，此外工作价值无从体现，工作再细致也看不到成绩，因此怀疑个人价值，产生强烈的职业倦怠感。在采访高校教师群体时，时任中国人民大学外国语学院郭英剑教授认为，相对来说，国外高校制度更成熟，教学秘书职责范围更明确，国内教学秘书承担的工作量可能更多。在师生比方面，我国对思想政治教师、辅导员都有明确规定，高等学校应按总体上师生比不低于1∶200的比例设置专职辅导员岗位，而管理人员中规模仅次于辅导员队伍的教学秘书的师生比，没有任何政策依据，有的甚至是1∶1 000到1∶2 000。此外，中央民族大学教育学院副院长夏仕武指出，辅导员与教学秘书同样是基层岗位，但辅导员上升渠道却更多，比如可以到团委、学院或学校的思政、党政部门担任副处级干部，也可以评思政系列的职称，并有可能评到正高级。

（三）岗位特点

教学秘书群体不为人所关注与其岗位特点密不可分：（1）服务性。即使“双一流”高校担任教学秘书的人员具备高学历，服务的特性也使人们对教学秘书的认识仍然停留在“勤杂工”层面，更多地被认为仅从事一些较为简单的工作，其职能及作用难以充分体现。（2）隐蔽性。教学管理业绩与教学管理事故均不易体现，责任—权利—利益不对等的现实状况，导致一大批教学秘书产生职业倦怠感，学院教学管理难以稳步提升和持续优化。（3）繁杂性与模糊性。教学工作涉及事务繁杂，服务师生群体量大、边界性不强，有人还承担一部分辅导员或系所秘书的责任，难以保障教学工作高效展开。（4）缺乏规范的制度保障。人员选聘同其他管理岗位无差别，没有规范的培训体系，晋升空间近乎为零，入职时依靠“老带新”方式边熟悉边适应，存在惯性思维方式，缺乏思考和创新，难以保证教学秘书队伍稳定，实现高等教育内涵式发展。

二、“双一流”高校教学秘书岗位定位

教学秘书作为教学院长的助手，是教学管理一线重要的管理者和服务者，在整个人才培养体系中扮演着重要角色，既是高校各项政策与制度的传达者，又是执行者和监督者，具有行政管理与教学管理的双重属性，对教学秘书岗位的准确定位是提高高校管理工作的重要保障［5］。

建设高质量教育体系的本质是发挥多元主体能动性，教学管理工作是否科学、规范，小则影响教学秩序的好坏，大则关系教学改革的成效、教学质量的高低。在图1中，分三方面介绍了教学秘书工作在人才培养质量体系中的作用：教学秘书在人才质量保障体系中既承上联系校、院两级职能部门，又向下紧密联系班主任、学生导师、任课教师、教学主任、学生、辅导员、教学委员会、学位分委会等多个群体；教学秘书须要具备多种能力，这些能力远远高于高校普通管理人员须具备的能力；教学秘书工作内容渗透在高校人才培养质量保障体系的各个方面。

教学秘书由“教学”和“秘书”两个词组成，包含两种不同的含义，前者归属于教育，后者归属于管理。教学秘书是高等院校及其他各类高校中辅助领导实施教学管理、从事秘书工作的秘书。教育学认为教学秘书是协助分管教学工作的领导进行学院（系）一级教学管理工作，并为提高和改革教学工作进行有关的调查研究的人员，可以将其理解为从事类似于秘书工作的教育工作者［6］。秘书学和教育学对教学秘书的定位概括为以下三方面：在教学过程中从事秘书工作；在学院（系）一级进行教学管理；为提高和改革教学工作进行相关研究。随着“双一流”高校提高聘任管理人员条件，教学秘书普遍具有硕士及以上学历，有的人还有海外工作或学习经历。现阶段“双一流”高校的教学秘书定位正在从教学辅助人员、教学管理人员向教学研究人员转变［7］。

随着“三全育人”理念的不断深入，教学秘书应具备科学统筹各种教学相关活动的能力，能促进学科交叉融合与兄弟院系或兄弟院校开展学术交流研讨，为教学规划设计提供来自基层的决策依据，这些都使得“双一流”高校对教学秘书岗位提出了新定位、新期待、新价值。

三、建设与“双一流”高校地位相匹配的教学秘书队伍

要将教学秘书队伍建设好固然离不开政策的引导、支持和校院二级领导的重视，然而，在“双一流”高校中各类人才光彩夺目、各项成果光华闪耀，教学秘书队伍自然而然成为被忽视的群体之一。将拥有高学历、追求更好发展的教学秘书从低效工作中解放出来，优化工作方法、提升自身价值，积极思考、开拓创新，成为与“双一流”大学相匹配的教学秘书，使这支队伍能像辅导员队伍一样发挥作用，保障教育教学质量，具有重要意义。

（一）管理层面规范有序

教学秘书担负着承上启下的上传下达职责，为使管理工作高效、省时省力，一要对上级下发的通知读懂读透，认真体会文件精神，掌握文件出台的目的和意义，加强与学校相关职能部门的沟通，便于学院精准把握并落实好各项政策。二要做到起草的制度或通知符合公文写作规范、清晰明了，对通知类内容单列申报说明，对量化的材料提前制作量化表，提高工作效率，避免低效、耗时地逐一解答问题。三要明确各申报环节进度节点，并督促到位，避免通知不及时、不清晰，造成拖沓或遗漏等。四要发通知时以受众群体的喜好和便利为宗旨，选对适宜媒介说明关键信息。例如，对教师用邮箱，对学生用QQ文件，最后用微信或QQ简单提醒，既便于查阅和长久保存，也避免了信息遗漏。五要及时收集、整理各类信息，与师生加强沟通交流，听取意见和建议，既方便工作，也为信息分析和领导精准决策提供必要依据和参考。六要使各环节发挥好教学质量监督职能，落实好学校各项教学质量规定，完善学院教学质量保障体系。

（二）服务层面充满“四心”

教学秘书群体工作要与大量材料打交道，还要对各个服务群体充满“四心”，即真心、细心、耐心和爱心，做有温度的工作。校院二级政策是“死”的，而人是“活”的，在工作中坚持以人为本，发挥好在学校、学院、各系所以及主管领导、教师、学生、辅导员之间的桥梁纽带作用。在政策允许范围内，站在师生的角度尽可能帮助其解决困难，将问题及时反馈给领导，做到有始有终［8］。教学秘书怀抱“四心”的工作态度，保证教学效果，尽量满足师生诉求，克服自己工作不便甚至需要重复劳动的困难，对有困难的师生多问一句，多关心一下，对学生来说解决了麻烦，对教师来说获批了一个项目、得到了一个机会，获得了一次岗位信息反馈、优化教学管理的机会。教学秘书以“四心”的工作态度了解问题、分析问题，能够为师生化解矛盾、解决问题，会潜移默化地影响学生，让学生学会感恩、懂得关爱。

（三）院系层面加强沟通

即使“双一流”高校将管理重心下移到二级学院，学院很大程度上依然是贯彻落实学校的教学管理政策，兄弟院系的差异体现在同一项工作的学科特点、考核细则或面向群体不同。因此，加强与兄弟院系的紧密交流，借鉴彼此优秀做法和典型经验对提高学院教学管理质量，优化教学秘书工作方式方法具有积极的促进作用。此外，信息技术与教育深度融合，学生的学习形态发生了一定变化，课堂不再局限于校内，教学秘书面对的师生不再以班级或学院为单位，甚至须要对外联系不同地域、不同领域的单位。这些对教学秘书的工作方式、方法提出了更高的要求，多了解其他高校兄弟院系的教学效果，学习借鉴优秀的教学管理方法，对开阔自身眼界、促进本学科招生、确保学位论文质量、提升人才培养成效具有重要促进作用。

（四）自身层面积极思考，主动实施教学研究

新时代教学秘书拥有更高学历和自我追求，要在实践中不断归纳总结，把握教学规律，积极关注国内外教学改革动向，将一定精力投入教学数据的分析与挖掘，提高工作的能动性和预见性，发挥自身主动性、积极性、创造性，利用好业务培训或研讨交流，对教学管理中出现的典型案例进行研讨［9］，在数据时代让手中的各项教学数据“开口说话”，从被动执行变成主动参与，为学院的教学工作提供决策依据。同时，充分借助“双一流”高校优势，向身边优秀的教育教学专家学习，从主动参与、积极配合到独立承担与工作相关的教学研究，实现由传统秘书工作角色到教研型教学秘书角色的转变，最终更好地投身于本职工作，保障教学工作科学高效开展。