档案管理在食品安全监管中的应用研究

摘 要：近年来，食品安全事件的频繁发生，使得食品安全问题成为社会各界关注的焦点。在此背景下，加强食品安全监管，已然成为保障公众健康、维护社会稳定的迫切需求，而档案管理这一基础性工作，在食品安全监管中占据重要地位。基于此，本文阐述档案管理在食品安全监管中应用的重要性，分析档案管理在食品安全监管中应用存在的问题，并提出加强档案管理在食品安全监管中应用的有效策略，以期充分发挥档案管理在食品安全监管中的重要作用，为食品安全监管效能的提升以及公众饮食安全的保障提供参考。

关键词：档案管理；食品安全监管；信息整合；应用策略

Abstract： In recent years， the frequent occurrence of food safety incidents has made food safety become the focus of attention from all walks of life. In this context， strengthening food safety supervision has become an urgent need to protect public health and maintain social stability， and file management， a basic work， occupies an important position in food safety supervision. Based on this， this paper expounds the importance of the application of file management in food safety supervision， analyzes the problems existing in the application of file management in food safety supervision， and puts forward effective strategies to strengthen the application of file management in food safety supervision， so as to give full play to the important role of file management in food safety supervision. It provides reference for the improvement of food safety supervision efficiency and the protection of public food safety.

食品安全监管涉及海量信息资源，包括但不限于食品生产企业的基本信息、生产过程记录、检验检测报告和监管执法记录等。有了这些信息资源的支撑，方能准确把握食品安全状况、追溯问题食品源头、推进监管执法事宜。食品安全监管中的档案管理主要负责收集、整理、存储和利用各类信息资源，其重要性不言而喻。依托规范、有序的档案管理，可以系统整合零散的食品安全信息，为食品安全监管提供可靠的数据支持与决策参考。

1 档案管理在食品安全监管中应用的重要性

1.1 提供全面准确的信息支持

食品安全监管工作的顺利推进离不开全面且准确的信息支撑，档案管理可以广泛收集、整理、存储食品在生产、加工、流通和销售等环节的有用信息。在这些信息的支撑下，监管部门可以准确把握食品企业的生产经营状况、辩证评估食品安全风险。例如，监管部门通过查阅企业的原材料采购档案，可以明确原材料的来源及质量状况，判断是否存在使用劣质食品加工材料的风险。

1.2 助力追溯体系的建立健全

食品安全追溯体系是保障食品安全的有力手段，其可以实现对食品从农田生产到端上餐桌的全过程追溯。在食品安全追溯体系的建立健全中，档案管理同样起到重要作用。依托缜密完善的档案管理制度，可确保食品生产、流通、销售等环节相关信息的准确记录与及时归档。如此，一旦出现食品安全问题，监管部门可以及时追溯问题食品源头，探查问题原因，并采取行之有效的应对措施。

1.3 提升监管执法规范化水平

食品安全监管执法工作的进行会生成执法检查记录、行政处罚决定书等多种档案，这些档案不仅仅是对监管执法工作的记录，也是对执法行为的监督与约束[1]。基于对执法档案的规范管理与细致审查，能在一定程度上保证执法程序的合法性、执法依据的充分性、执法结果的公正性。此外，执法档案也可以作为行政复议、行政诉讼的有力证据。可见，档案管理在提升监管执法规范化水平方面具有重要性。

2 档案管理在食品安全监管中应用存在的问题

2.1 档案管理意识有待增强

部分食品安全监管人员缺乏对档案管理重要性的正确认识，往往只是将档案管理视为一项辅助性工作。在工作实践中存在重业务、轻档案的情况，由此影响到档案收集、整理、保管、利用的质量与效率。另外，部分食品企业对于档案管理工作亦不够重视，未能配备完善可行的档案管理制度，给食品安全追溯、监管工作的推进带来不利影响。

2.2 档案管理标准不够统一

现阶段，我国食品安全监管档案管理依然缺乏一整套统一、规范的执行标准，各地区、部门在档案分类、编号、整理等工作上存在较大的差异。如此，无疑会影响到档案信息的兼容性与共享性，给跨地区、跨部门的食品安全监管合作带来较大的困难，也影响到档案信息利用的有效性。

2.3 档案信息化水平需提升

近年来，各级食品安全监管部门已着手推进档案信息化建设，但往往只是实现了档案的录入、查询等基本功能，在数据分析、统计报表等高级功能的开发上存在严重不足[2]。档案信息的安全保障措施需进一步强化，信息泄露、数据丢失风险居高不下，部分监管人员对于档案信息系统的操作不够娴熟，也影响到档案信息化建设的实际成效。

2.4 档案资源开发利用不足

食品安全监管档案资源的开发利用程度亟待提升，多数档案仅以历史记录的形式加以保存，未能得到深度挖掘与充分利用。受此影响，档案信息的价值与作用很难得到充分发挥，进而对食品安全监管决策制定、风险评估工作的支持有限。以食品安全风险评估为例，由于对档案信息的分析与挖掘深度有限，往往无法准确识别潜在的食品安全风险，进而影响到风险评估的准确性[3]。

3 加强档案管理在食品安全监管中应用的有效策略

3.1 强化档案管理意识

①紧抓对食品安全监管人员的档案管理专题培训，强化其档案管理意识[4]。在培训内容的设置上，除了应涵盖档案的分类原则、整理方法等基础理论知识外，还应引入实际案例，深层次剖析档案在食品安全监管各关键环节的重要性。例如，以过往食品安全事件为例，剖析档案在助力事件溯源、源头定位等方面的重要作用。以此让监管人员深刻意识到档案管理工作同自身业务的密切关联，继而提高其对档案管理工作的重视程度。②监管部门应面向各食品企业，定期组织集中培训、线上课程等培训活动，让其认识到规范档案管理的必要性。鼓励、支持、引导食品企业设立专门的档案管理岗位，以确保食品生产经营中的各类信息（如原材料进货查验记录、生产过程控制记录、产品出厂检验记录等）得到规范整理、安全存储与有效应用[5]。

3.2 统一档案管理标准

①相关部门应发挥好牵头、引导作用，组织档案管理专家、食品安全监管专员一同制定全国统一的食品安全监管档案管理标准[6]。在实际制定中，应全面考量地区差异及食品行业特征，确保标准具有广泛的适用性与可行性。标准应细化档案分类体系，如可以依循食品生产、流通、监管等环节进行一级分类，再结合具体业务内容进行更细致的二、三级分类；设置统一的档案编号规则，为每个档案配备专门的编号，以便于后续的查询、管理，并规范文件装订、排列顺序等档案整理流程[7]。②加大对档案管理标准的宣传、推广力度，发布标准实施指南、开展标准解读培训，确保各级食品安全监管部门及食品企业可以准确理解并执行标准。同时，强化对标准实施情况的监督管理，定期核查、评估各地档案管理工作的落实情况，对不符合标准的情况督促其尽快加以整改。

3.3 加快档案信息化建设

加快档案信息化建设是与时俱进、提高食品安全监管水平的必然之举。具体而言，在食品安全监管中应在档案信息化建设领域投入更多资金，将相应硬件设施（如存储设备、扫描设备等）配备齐全。同时，强化软件功能，致力于档案信息系统的持续优化与不断完善，确保系统的稳定、高效运行，以满足海量档案数据的存储及处理需求。除去档案录入、查询等基本功能外，还应将数据分析模块的开发视为重点，积极引入数据挖掘、机器学习等前沿技术手段，深度挖掘潜藏于档案数据之后的食品安全风险规律[8]。例如，基于对各季节、地区食品数据的抽检，可以准确预测可能存在的食品安全问题，并提前制订防范策略。大力开发统计报表模块，结合监管需求自动生成各种统计报表（如食品生产企业违规情况统计报表等），以此可以作为监管决策制订的重要依据。从多方面着手，强化档案信息的安全保障，应用各种加密技术，确保档案数据的加密传输，以免数据被窃取或篡改；做好访问控制监管，基于用户的角色与权限差异，设置差异化的访问级别，唯有获得授权的人员方有资格访问、操作相关档案信息；定期对档案数据进行备份，异地存储备份数据，以防突发自然灾害、硬件故障等情况导致的数据丢失问题[9]。

3.4 档案资源的开发利用

在食品安全监管中，确保档案资源的深度开发与有效利用是实现档案价值最大化的重中之重。对此，应构建包括档案管理人员、食品安全专家、数据分析人员等相关人员在内的专业档案分析团队。该团队的主要职责在于深入分析食品安全监管档案，从中挖掘有用信息[10]。例如，基于对食品企业近

5年档案数据的分析，总结出其在各生产阶段容易出现的食品安全问题，既能为企业改进生产工艺提供参考，也可为监管部门的监督管理工作提供依据。再如，可以利用档案信息推进食品安全风险评估事宜，结合历史监管数据、食品检验检测数据等相关档案资料，构建科学有效的风险评估模型。基于食品类别、生产经营环节的差异进行量化评估，以细化风险等级，为监管资源的合理分配提供可靠依据[11]。

致力于档案信息的交流与共享，突破食品安全监管部门内部各科室、层级间的信息壁垒，确保档案信息的实时共享，提高监管协同效率。同时，深化各相关部门的信息交流与共享，一同打造跨部门的档案信息共享平台，实现对食品从农田生产到餐桌的全链条监管。促进档案信息的社会公开，依托政府网站、新闻媒体等多元化渠道，及时向公众公开食品安全监管档案中的重要信息，如食品抽检结果、企业违规处罚情况等，切实保障公众对食品安全的知情权与监督权，形成上下一心、共促食品安全监管的良好社会氛围[12]。

4 结语

综上所述，档案管理在食品安全监管中具有重要的应用价值，但现阶段，其应用依然存在一些问题与阻碍。为确保档案管理可以在食品安全监管中发挥更大的应用价值，需从多方面着手采取行之有效的应对之策，不断提升档案管理效能，保障公众饮食安全。

参考文献

[1]单成龙.档案管理在食品安全监管中的应用研究[J].中国食品工业，2024（5）：44-46.

[2]邹航.L市C区食品安全监管“审管分离”模式改革问题研究[D].泰安：山东农业大学，2020.

[3]陈君石.风险评估在食品安全监管中的作用[J].农业质量标准，2009（3）：4-8.

[4]王磊.浅谈食品安全监管的档案化管理：书评《知识管理背景下的档案管理模式》[J].肉类研究，2019，33（9）：72-73.

[5]白永波.绿色食品安全监管档案管理规范化探析[J].农民致富之友，2017（13）：86.

[6]任斌.关于食品监管档案规范化管理的几点思考[J].科技创新导报，2014，11（31）：180.

[7]孙琰.食品安全监管档案的规范化管理探析[J].办公室业务，2014（5）：173-174.

[8]王钧培.流通领域食品安全监管问题与对策研究[D].桂林：广西师范大学，2013.

[9]王星妹.食品经营许可档案管理问题分析与对策研究[J].办公室业务，2021（21）：116-117.

[10]徐静.食品档案管理在食品监督中的应用：评《食品安全与监督管理》[J].食品安全质量检测学报，2021，12（17）：7095.

[11]李广都，何振才.政府管理视角下的食品安全档案管理分析[J].北京档案，2021（4）：38-40.

[12]呼俊迪.食品安全档案管理信息化研究：《计算机在食品工程中的应用》评述[J].食品与机械，2021，37（12）：239.

作者简介：李舰（1972—），女，山东潍坊人，本科，副研究馆员。研究方向：文秘档案管理。