新时代中外合作办学档案管理研究

［摘 要］ 高校的中外合作办学档案管理是推动内部治理效能、发挥档史育人功能的需要，也是我国实施高等教育对外开放的战略需要。其既有一般高校档案管理的共性，也体现教育对外开放的特殊性。结合中外合作办学项目档案管理实践，提出中外合作办学档案工作的重要意义，分析目前存在的主要问题，并给出工作建议，旨在为各所高校提供借鉴，以共同推动我国高校中外合作办学档案管理的高质量发展。

［关键词］ 中外合作办学；档案管理；档史育人

［基金项目］ 2020年度中国高等教育学会中外合作办学研究分会中外合作办学研究课题“‘双一流’背景下新时代行业特色高校中外合作办学高质量发展路径研究”（ZWHZBX202006）；2022年度长沙理工大学教学改革研究项目“面向行业特色的中外合作办学项目培养学生跨文化沟通能力路径研究与实践”（XJG22-031）

［作者简介］ 黄文卫（1982—），女，湖南湘潭人，硕士，长沙理工大学国际工学院学习与发展中心主任，讲师，主要从事国际化办学与人才培养研究；易珏虹（1974—），女，湖南湘阴人，学士，长沙理工大学档案馆科员，主要从事档案管理研究；郭文颖（1990—），女，湖南长沙人，硕士，长沙理工大学国际工学院学习与发展中心干事，主要从事国际化办学与人才培养研究。

［中图分类号］ G647 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1674-9324（2024）07-0017-04 ［收稿日期］ 2023-08-10

引言

档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作。做好新形势下档案工作，对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平，具有重要意义［1］。《普通高等学校档案管理办法》明确提出：高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

根据《中华人民共和国中外合作办学条例》和《中外合作办学条例实施办法》的有关规定，中外合作办学是指中国教育机构与外国教育机构依法在中国境内合作举办以中国公民为主要招生对象的教育教学活动。中外合作办学有合作设立机构和合作举办项目两种形式［2］。中外合作办学是引领中国高等教育走向世界教育舞台中央的“领头羊”“排头兵”“桥头堡”［3］，是高校国际化发展战略和培养高层次国际化人才的重要路径。截至2021年年底，全国经审批机关批准设立、举办的高等教育中外合作办学机构和项目共2 356个，其中本科以上层次机构和项目1 340个，专科层次机构和项目1 016个；合作办学涉及经济学、法学、教育学、文学、历史学、理学、工学、农学、医学、管理学、艺术学等11个学科门类200多个专业［4］。

中外合作办学档案工作是指举办中外合作办学机构或者项目的高校，对学生、学校内部和社会有关的教学科研、招生管理等活动形成的有价值的资料进行备份保存［5］，它是一定时期对高校举办中外合作办学的真实记录，起着标识、描述、存储、查询、交换、传输、利用和管理的作用，具体包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用八项内容［6］。中外合作办学档案工作是高校档案工作的重要组成部分，是中外合作办学的重要基石。

一、中外合作办学档案工作的意义

1.承担档史育人的重要职能。档案工作承担“存史资政育人”的根本任务和“为党管档、为国守史、为民服务”的重要使命。作为一种特殊的文化教育资源，中外合作办学档案牢牢把握社会主义办学方向，服务中外合作办学内涵式发展与高校“双一流”建设，促进档案育人与服务育人相结合。

2.承载教育对外开放的重要使命。截至2021年年底，中外合作办学合作对象已涉及39个国家和地区，1 000余所境外高校，900多所中方（内地）高校［7］。各高校持续不断深化改革，完善国际化办学发展战略。改革的前提和基础是对高等教育、学校自身办学定位和合作院校的全面认识和深入研究，档案资料是重要来源与借鉴。因此，做好中外合作办学档案工作是促进高校对外开放教育改革转型、中外合作办学可持续发展的需要。

3.是提升高校治理效能的重要途径。中外合作办学在革新和推动传统办学理念、教学与管理方法、专业学科建设等方面发挥着重要作用，做好档案利用有利于推进高校治理体系建设。

二、中外合作办学档案工作的特殊性

作为高校档案工作的有机组成部分，中外合作办学的档案工作既有一般高校档案管理的共性，也体现了教育对外开放的特殊性。特殊性具体表现如下。

1.阶段时效性。中外合作办学项目有固定的办学周期。一个周期结束之后，经教育部评估合格后方可延期办学。一旦办学终止，档案工作不具备延续性和可参考性，是独特、单一的存在。

2.动态发展性。办学初期的办学规模不大，往往育人举措不够丰富，育人成效也不够显著。此阶段的档案材料一般以合作协议、审批文件等较强的规范性政策文件材料为主。随着办学的深入，档案材料逐渐丰富，涉及外事类、教学类、学生类等，其范围和数量呈几何式扩大和增长。

3.强服务性。双校园培养是重要的办学特点之一。对于出国学习的学生群体来说，学生在国内的档案材料，如成绩单、奖惩材料、表现评价等，是合作外方高校评判学生个人素质及能力水平的重要参考依据，是学生后续阶段在国外学习的重要支撑。

4.多语种管理性。中外合作办学档案由国内外高校的档案共同组成，其文字形式包含中文和英文，甚至其他语种。双语要求主要体现在会议纪要、人才培养方案、学生成绩单、教材、课件等档案材料中。

三、中外合作办学档案工作存在的问题

我国中外合作办学档案管理已取得一定成效，然而，由于体制机制、经费投入等因素的影响，还存在一些问题与不足，未完全满足新时代中外合作办学高质量发展的要求。

1.存在与高校其他档案工作同样的问题。有分析显示，目前，高校的档案工作主要有两方面的问题：（1）现代化的档案管理体系还不完善。例如：档案场馆分散在各个办学校区，不利于档案的统一管理与高效服务。档案数字化程度较低，某些中西部地区高校的综合档案数字化率还不到20%。档案的加工、整理、保管设备落后，还存在部分木质档案柜。（2）体制机制还不健全。例如：档案工作未纳入学校年度考核内容，制度化建设有待进一步加强。专业队伍建设有待加强，有些一线馆员年龄偏大，档案编研工作水平偏低。（3）文化育人功能发挥不充分。例如：高校档案的文化内涵与特征、文化功能与体现、实现途径等挖掘还不够深入。高校档案文化的时代性与现实性还不够强，与大学生思想政治教育的结合还不够紧密。

2.存在自身独特的问题。主要表现在三方面：（1）办学前期档案工作建设不充分。办学之初，运行不成熟，人财物投入有限，往往忽视了档案管理，导致办学前期的档案工作建设落后，档案材料少。（2）建档不系统不规范。多数高校由二级学院运行中外合作办学项目。档案由二级学院综合办公室人员兼职管理，实行“档案馆专业人员—二级学院综合办公室兼职人员—二级学院各办公室兼职人员”三级管理制度。兼职人员档案意识较薄弱，缺乏有针对性的编研，导致建档不系统、不规范，一定程度上影响档案材料的时代性、时效性、科学性。（3）缺失办学特色档案。体现国外优质教育资源的引进、消化、吸收，甚至创新的材料是中外合作办学档案的核心与特色材料，应及时并重点归档外事类、特色教学类材料，而部分相关人员对这类材料的管理往往混乱甚至缺失。

四、中外合作办学档案工作的建议

1.深化思想认识，高度重视档案工作。（1）正确树立学校档案工作一盘棋思想。根据中外合作办学档案的特殊性，制定出台专门的管理文件制度，做到既高度统一又充分彰显特色。（2）切实做好高校中外合作档案管理人员的思想教育工作和业务培训工作，在档案分级分类信息管理、校内与校际工作对接、档案育人功能发挥等方面提升思想意识和业务能力。（3）加大对基础办公设施、软件配套的投入，推动数字化、信息化档案管理建设，细化岗位职责，强化绩效考核，提高工作成效。

2.推进档案资源体系建设，建立具有中外合作办学特色的高校档案管理体系。（1）建设评估与认证体系档案、教学管理体系档案、学生管理体系档案、人事管理体系档案、财务管理体系档案、外事体系档案等多类别完整的中外合作办学档案体系。根据办学的发展阶段，细化门类档案管理，加强卷宗编制，完善项目运行管理档案、外籍教师档案、对外教育开放成果档案、科研档案、外事档案等，拓展与深化创新档案，拥有更多的创新和发展的实态性材料，丰富照片、录像等声像档案。（2）加强对特色教学、特色活动的档案收集，提升内容质量，以反映独特的风貌和显著的育人成效。例如，笔者所在的长沙理工大学与美国田纳西大学查塔努加分校、美国内华达大学、马来西亚马来亚大学分别联合举办土木、电气与机械专业本科教育项目。各个办学阶段的人才培养方案、引进课程资源是人才培养过程最真实、最有效的反映，极具档案价值。（3）鼓励国内外校友和师生寄存、托管和捐赠有公共价值和历史研究价值的档案，不断提升档案资源质量。

3.对标办学评估体系建设重点档案。教育部对高校中外合作办学的评估结果决定了其办学是否存续。档案是评估的基础和重要依据，评估促进和加强档案建设，两者相辅相成，互相促进。依据评估体系内容［8］，应重点对以下方面的原始材料进行存档：（1）管理机构与管理制度；（2）招生情况和学籍管理，包括招生、录取、考试的原始档案材料，招生简章的原始备案材料等；（3）质量过程保障体系，包括中外教师聘任制度，学籍管理制度，教学管理规定，教学质量评估、监控、激励制度以及执行情况等；（4）文凭、证书的颁发；（5）重大办学资产与资金的管理与使用情况；（6）年度财务、审计报告及相关有效证明文件；（7）收费标准；（8）培养目标与培养方案；（9）教学管理情况；（10）特色课程建设情况；（11）反映培养质量的材料，例如：学生满意度问卷及结果、学生的论文与报告；（12）反映办学社会效果的材料，例如：学生就业率、学生工作单位对学生的评价等；（13）反映办学特色的材料。

4.切实做好档案利用，服务好师生群众。在中外合作办学中，学生档案已经成为中外高校选拔学生的关键对接口。一方面，中外合作办学档案的服务内容与项目应较为全面，包括学生学籍档案与其他档案查阅、开具档案证明（学历、学位的证明）、学生个人档案查阅与调档、对公档案查借阅、认证机构学历学位认证、个人远程代办业务、教师人事档案查阅与转档等。另一方面，应积极转变传统档案管理“重藏轻用”的保密思想，利用学生档案主动与国外高校接轨，向合作高校和学生提供档案服务。除此之外，还应进一步丰富检索工具，为广大师生提供多渠道、多角度的检索途径，包括案卷目录、分类目录、专题目录、文件汇编、电子目录、部分全文数据库等。

5.积极运用档案反馈，推进中外合作办学高质量发展。档案信息反馈可以促使高校不断提质增效，推进中外合作办学高质量发展。（1）中外合作办学学生档案材料充分反映了高等教育国际化人才培养的质量［9］。中外合作办学质量涉及人才培养目标、人才培养模式等。学生档案直接反映人才培养方案是否科学合理，尤其是引进教育资源是否先进，课程设置、教学内容、教学运行机制等是否科学合理。（2）围绕中心工作大局，聚焦资政服务，充分挖掘和利用档案资源，努力推出一批决策可资、实践可鉴的资政成果，做到在学校国际化办学发展战略的重大问题、重大事件上主动发声，切实发挥档案“让历史说话，用史实发言”的优势。

结语

新时代，伴随中外合作办学进入高质量发展阶段，其档案工作也应与时俱进，主动适应高等教育、高校、师生等对档案利用需求的发展变化，档案材料的收集、保存、归档、利用服务和编研工作应受到全面高度的重视。通过上述五个方面的举措，可以有效解决目前高校中外合作办学档案工作中存在的主要问题，切实做好中外合作办学档案工作。在此基础上，如何积极地与外方学校接轨共同做好跨校园档案工作，还有待各高校同人积极探索与实践。