把任务分成三张清单

经常有读者问我：您每天要处理这么多的事情，是如何安排自己的时间的？我会把要做的事情分成三张清单：行动清单、问题清单、甜点清单。这样可以有效地提高时间的利用率。

行动清单，顾名思义，就是我可以立刻去执行的任务。任何一项工作，我都会先把它分解成最小、最直接的步骤，再记录到清单上。这样，我就可以立刻去做，不需要再浪费时间去想。

举个例子，“确定分享会的讲稿”这件事，我会把它分解为列出分享会讲稿的大纲、确定进入讲稿的案例、撰写分享会讲稿初稿、跟对接人员沟通初稿、列出所需幻灯片清单……再把以上任务逐项写上截止日期，放入行动清单。

不要小看“分解”这一步。实际上，很多时候我们之所以会拖延，就是因为我们在做一件事情的时候，需要付出努力去思考如何做。这就增加了我们的阻力。而这一点点阻力，很可能就是阻碍我们行动的最后一个因素。

问题清单是一切需要在脑海中构思、筹划，而不是通过行动去解决的任务。

还是拿确定分享会讲稿举例。在这项任务中，我们可以直接执行的是什么？是列大纲、写初稿、制作幻灯片。而需要思考得出结果的是确定分享的主题、要点等。这些都可以列入问题清单，然后在碎片时间把问题清单拿出来，让自己做一个短时间的发散性思考。当某项工作告一段落，我感到有些疲惫时，便会站起来让大脑休息一下。在这个过程中，就可以把问题清单拿出来，让大脑思考一些别的新鲜的问题，从而为大脑“按摩”，让大脑始终保持活力，而且还可以有效地利用碎片时间。

第三张清单是甜点清单。它就像餐后甜点一样，我会在里面放一些非常简单、无须动脑、没有时间限制的小事，让自己可以在状态不佳的时候，立刻去做。

比如，整理文档、整理笔记、搜集素材、资料归档……它们的共同特征是：琐碎。虽然不那么重要，但每次你完成它们之后，都可以体验到微小的成就感和满足感，从而摆脱低落状态，重新振作起来，然后你就又可以着手去完成更重要的任务了。由于它们是完全机械、无须动脑的，你的思维会处于一个自由的状态。在这个状态下，你可以放任它自由联想，也许会产生一些有意思的点子。

（蓝 莓摘自中信出版集团《打开心智：人生破局的关键思维》一书，视觉中国供图）